MS-Word & MS-Excel — Complete Exam Notes (हिंदी + English) + 100 MCQ

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MS-Word & MS-Excel — Complete Exam Notes (हिंदी + English Mix)

Exam-oriented, pro-quality notes + 100 previous-year MCQs — Blogger-ready, mobile-friendly & SEO optimized.

5000-word style detailed notes
100 MCQs (previous year source)
Blogger friendly

Quick Intro — कैसे उपयोग करें

यह पोस्ट खासतौर पर प्रतियोगी परीक्षाओं (CCC, SSC, Bank, Railway, UPSSSC आदि) के लिए तैयार की गयी है। नीचे Notes को अनुभागों में बाँटा गया है ताकि पढ़ना और रिवीजन दोनों आसान रहे।

PART A — MS-WORD (Exam-Oriented Detailed Notes)

1) MS-Word क्या है?

Microsoft Word एक word-processing application है जिसका उद्देश्य documents बनाने, edit करने, format देने और प्रिंट/शेयर करने के लिए है। सरकारी व प्रतियोगी परीक्षाओं में Word के interface, tabs, और shortcuts से सीधे प्रश्न पूछे जाते हैं — इसलिए यहाँ practical और exam-friendly जानकारी दी जा रही है।

2) Interface — Quick Tour

Title Bar

Document का नाम और window controls (Minimize/Maximize/Close)।

Quick Access Toolbar

Save, Undo, Redo जैसे frequently used shortcuts।

Ribbon

Tabs: Home, Insert, Design, Layout, References, Mailings, Review, View.

3) Important Tabs — What to focus for exams

  • File (Backstage) — New, Open, Save/Save As, Print, Export (PDF).
  • Home — Font for formatting (Bold/Italic/Underline), Paragraph tools (Alignment, Bullets), Styles (Heading 1/2).
  • Insert — Table, Picture, Shapes, SmartArt, Header/Footer, Page Numbers.
  • Design — Themes, Page Color, Watermark, Page Borders.
  • Layout — Margins, Orientation, Columns, Breaks.
  • References — Footnote, Endnote, Citations, Table of Contents, Captions.
  • Mailings — Mail Merge (letters, labels).
  • Review — Spelling & Grammar (F7), Track Changes, Comments, Compare.
  • View — Read Mode, Print Layout, Web Layout, Ruler, Navigation Pane.

4) Practical Skills & Shortcuts (Exam Essentials)

नीचे कुछ सबसे ज़रूरी practical tasks और उनके shortcuts दिए जा रहे हैं — ये exam में बार-बार पूछे जाते हैं:

  • Save / Save As: Ctrl + S / F12
  • Find / Replace: Ctrl + F / Ctrl + H
  • Bold / Italic / Underline: Ctrl + B, Ctrl + I, Ctrl + U
  • Page Break: Ctrl + Enter
  • Insert Hyperlink: Ctrl + K
  • Format Painter: Home → Format Painter (double-click to repeat)
  • Show/Hide formatting marks: Home → ¶ (Pilcrow)

5) Document Structure — Best practice for exams & blogs

• Use Headings (Heading 1/2) — जिससे Table of Contents auto-generate कर सकें।
• Short paragraphs (2–4 lines), bullet lists for steps, and code or keyboard shortcuts inline using code style (for clarity).
• Insert captions for tables/images (References → Insert Caption) — academic exams में पूछा जाता है।

6) Common Exam Questions (Examples)

  1. Backstage view कौनसे tab में होता है? — File.
  2. Footnote insert कहाँ से करते हैं? — References → Insert Footnote.
  3. Format Painter क्या करता है? — Formatting copy करता है।
  4. Drop Cap किसके लिए? — Paragraph की first letter enlarge करने के लिए।

7) Tips for faster practice

  • Daily 15–20 मिनट Word practice — headings, TOC, footnotes, track changes।
  • Practice sample tasks: create resume, letters, reports — जिससे question patterns समझ में आएँगे।
  • Use built-in templates for cover letters and reports — समझें कौनसा template किस काम का है।

PART B — MS-EXCEL (Exam-Oriented Detailed Notes)

1) MS-Excel क्या है?

Excel एक spreadsheet application है—data entry, calculations, data analysis और visualization (charts) के लिए। परीक्षाओं में formulas, functions और data tools पर प्रश्न आते हैं।

2) Interface — Key elements

  • Workbook — पूरी Excel file (.xlsx)।
  • Worksheet — प्रत्येक sheet (Sheet1, Sheet2…)।
  • Rows & Columns — Rows numbered (1,2,3…), Columns lettered (A,B,C…).
  • Cell — Intersection (eg: A1). Select cell to type value/formula.
  • Formula Bar — Active cell's formula दिखता है।
  • Name Box — Active cell address दिखाता है।

3) Most important Functions (Exam favorites)

Math & Statistical

SUM(), AVERAGE(), MAX(), MIN(), COUNT(), COUNTA()

Logical

IF(), AND(), OR(), NOT()

Lookup

VLOOKUP(), HLOOKUP(), XLOOKUP(), INDEX(), MATCH()

Text & Date

LEFT(), RIGHT(), MID(), LEN(), TRIM(), TODAY(), NOW()

4) Formulas — Basic rules & examples

• हर formula equals sign (=) से शुरू होता है। उदाहरण: =SUM(A1:A10)।
• Cell reference types: Relative (A1), Absolute ($A$1), Mixed (A$1 या $A1)। Absolute reference को F4 से toggle कर सकते हैं।

5) PivotTable — Quick summary

PivotTable बड़े datasets से quick summaries निकालने का सबसे तेज़ तरीका है। Steps: Data select → Insert → PivotTable → Fields को Rows/Columns/Values में drag करें।

6) Charts & Visuals

Data visualization के लिए commonly used charts: Column, Bar, Line, Pie, Area, Combo। Charts में labels, title, legend add करने से clarity बढ़ती है।

7) Data Tools (Exam focus)

  • Sort & Filter: Data → Sort/Filter — specific records निकालने के लिए।
  • Data Validation: Input control (list, whole number, date, custom formula)।
  • Text to Columns: Delimited/Fixed width data split करने के लिए।
  • Conditional Formatting: Rules set करके color coding करें — exam में conceptual questions आते हैं।

8) Excel Shortcuts — High frequency

  • Ctrl + N — New workbook
  • Ctrl + S — Save
  • F2 — Edit cell
  • Alt + = — AutoSum
  • Ctrl + Shift + L — Toggle Filter
  • Ctrl + T — Convert range to Table
  • Ctrl + Arrow — Jump to data edge

9) Practical mini-tasks to practice (daily)

  1. Create a monthly expense sheet and use SUM, AVERAGE, MAX, MIN.
  2. Use VLOOKUP or INDEX+MATCH to merge two lists (names & marks).
  3. Make a PivotTable to summarize sales by region and month.
  4. Apply Conditional Formatting for top 10 values and duplicates.

PART C — 100 MCQ (Previous Year Exam Based)

नीचे 100 MCQ को 10-10 के समूह में रखा गया है। हर प्रश्न के बाद Answer और Exam Source दिया गया है।

MCQ Set 1 (1–10)

  1. Microsoft Word में Backstage View किस Tab में होता है?
    Answer: File (Exam: CCC 2023)
  2. Word में Font Size बढ़ाने का Shortcut?
    Answer: Ctrl + ] (Exam: SSC CHSL 2022)
  3. Cut Command का Shortcut?
    Answer: Ctrl + X (Exam: Railway NTPC 2020)
  4. Word में Header Insert करने का विकल्प कहाँ है?
    Answer: Insert (Exam: UPSSSC 2021)
  5. Track Changes किसलिए उपयोग किया जाता है?
    Answer: Editing tracking (Exam: SSC CGL 2021)
  6. Word का Default File Extension क्या है?
    Answer: .docx (Exam: Bank PO 2020)
  7. Spelling & Grammar check का Shortcut?
    Answer: F7 (Exam: CCC 2022)
  8. Page Break का Shortcut क्या है?
    Answer: Ctrl + Enter (Exam: SSC Steno 2019)
  9. Font Dialog Box खोलने का Shortcut?
    Answer: Ctrl + D (Exam: CCC 2021)
  10. Drop Cap का उपयोग किसके लिए होता है?
    Answer: Paragraph की पहली letter को बड़ा करने के लिए (Exam: CCC 2020)

MCQ Set 2 (11–20)

  1. Format Painter का उपयोग किसके लिए किया जाता है?
    Answer: Formatting copy (Exam: SSC CHSL 2020)
  2. Word में Columns बनाने का विकल्प कहाँ है?
    Answer: Layout Tab (Exam: Railway ALP 2018)
  3. Footnote कहाँ से Insert किया जाता है?
    Answer: References Tab (Exam: UPSSSC Computer Operator 2019)
  4. Word में Zoom Control कहाँ होता है?
    Answer: Status Bar (Exam: CCC 2022)
  5. Hyperlink Insert करने का Shortcut?
    Answer: Ctrl + K (Exam: SSC CGL 2020)
  6. Word में Table Insert करने का विकल्प?
    Answer: Insert Tab (Exam: CCC 2021)
  7. WordArt किस Tab में मिलता है?
    Answer: Insert Tab (Exam: SSC CHSL 2021)
  8. Page Orientation बदलने का विकल्प कहाँ है?
    Answer: Layout Tab (Exam: Railway Group D 2019)
  9. Undo का Shortcut क्या है?
    Answer: Ctrl + Z (Exam: CCC 2020)
  10. Save As का Shortcut क्या है?
    Answer: F12 (Exam: Bank Clerk 2021)

MCQ Set 3 (21–30)

  1. Replace Command का Shortcut क्या है?
    Answer: Ctrl + H (Exam: CCC 2023)
  2. Ribbon क्या है?
    Answer: Commands का group (Exam: SSC GD 2022)
  3. Word में Page Border कहाँ से add करते हैं?
    Answer: Design Tab (Exam: CCC 2021)
  4. Document में Word Count कहाँ दिखता है?
    Answer: Status Bar (Exam: SSC MTS 2019)
  5. SmartArt किस Tab में मिलता है?
    Answer: Insert Tab (Exam: Railway NTPC 2020)
  6. Clipboard Group कहाँ मिलता है?
    Answer: Home Tab (Exam: CCC 2023)
  7. Align Text Justify किस group में मिलता है?
    Answer: Paragraph Group (Exam: SSC CGL 2021)
  8. Thesaurus का Shortcut क्या है?
    Answer: Shift + F7 (Exam: CCC 2020)
  9. Find command का Shortcut क्या है?
    Answer: Ctrl + F (Exam: Railway JE 2019)
  10. Print Preview कहाँ से देखते हैं?
    Answer: File Tab (Exam: SSC CHSL 2020)

MCQ Set 4 (31–40)

  1. Word में Default Font कौनसा होता है?
    Answer: Calibri (Exam: CCC 2019)
  2. Bullets & Numbering किस Tab में है?
    Answer: Home Tab (Exam: SSC MTS 2021)
  3. Page Number Insert करने का विकल्प?
    Answer: Insert Tab (Exam: Railway ALP 2018)
  4. Font Color change किस group में है?
    Answer: Font Group (Exam: CCC 2023)
  5. Table delete करने के लिए किस tool का use होता है?
    Answer: Table Tools (Exam: SSC 2020)
  6. Page Color बदलने का विकल्प किस Tab में है?
    Answer: Design Tab (Exam: CCC 2022)
  7. Bookmark कहाँ से Insert करते हैं?
    Answer: Insert Tab (Exam: SSC CPO 2021)
  8. Screenshot Insert किस Tab में है?
    Answer: Insert Tab (Exam: CCC 2021)
  9. Read Mode किस Tab में है?
    Answer: View Tab (Exam: SSC CGL 2020)
  10. Paragraph Spacing किस group में मिलता है?
    Answer: Paragraph Group (Exam: CCC 2022)

MCQ Set 5 (41–50)

  1. कौनसी view reading के लिए best होती है?
    Answer: Read Mode (Exam: SSC CHSL 2019)
  2. Watermark कहाँ मिलता है?
    Answer: Design Tab (Exam: CCC 2020)
  3. Align Center Shortcut?
    Answer: Ctrl + E (Exam: Railway NTPC 2019)
  4. Document Save Shortcut?
    Answer: Ctrl + S (Exam: CCC 2021)
  5. Clipboard capacity Word में कितनी होती है?
    Answer: 24 items (Exam: SSC GD 2022)
  6. Ruler Show/Hide कहाँ से होता है?
    Answer: View Tab (Exam: CCC 2023)
  7. Hyperlink Remove Shortcut?
    Answer: Ctrl + Shift + F9 (Exam: SSC MTS 2020)
  8. Paragraph Marks Show/Hide किस Tab में है?
    Answer: Home Tab (Exam: CCC 2022)
  9. AutoCorrect कहाँ मिलता है?
    Answer: File → Options (Exam: CCC 2020)
  10. कौनसा view Print जैसा दिखता है?
    Answer: Print Layout (Exam: SSC CHSL 2021)

MCQ Set 6 (51–60)

  1. Excel में Rows को किस नंबर से दर्शाया जाता है?
    Answer: 1, 2, 3... (Exam: CCC 2023)
  2. Excel Default Extension?
    Answer: .xlsx (Exam: SSC CGL 2020)
  3. Formula की शुरुआत किस symbol से होती है?
    Answer: = (Exam: Railway NTPC 2020)
  4. SUM Function का सही Syntax?
    Answer: =SUM(A1:A10) (Exam: SSC CHSL 2021)
  5. AutoSum Shortcut?
    Answer: Alt + = (Exam: CCC 2022)
  6. Cell Edit Shortcut?
    Answer: F2 (Exam: Railway JE 2019)
  7. Fill Handle कहाँ होता है?
    Answer: Bottom-right corner of cell (Exam: SSC GD 2022)
  8. MAX function क्या देता है?
    Answer: Maximum value (Exam: CCC 2020)
  9. COUNT function किसे count करता है?
    Answer: Numbers (Exam: SSC CGL 2021)
  10. COUNTA function क्या count करता है?
    Answer: Non-empty cells (Exam: Bank Clerk 2021)

MCQ Set 7 (61–70)

  1. A1 क्या दर्शाता है?
    Answer: Cell Address (Exam: Railway NTPC 2019)
  2. VLOOKUP के 4th Argument का Role?
    Answer: Exact/Approx match (Exam: Bank PO 2020)
  3. Text to Columns किस Tab में है?
    Answer: Data Tab (Exam: SSC GD 2021)
  4. SUMIF क्या करता है?
    Answer: Conditional addition (Exam: CCC 2023)
  5. Comparison के लिए best chart?
    Answer: Column Chart (Exam: SSC CHSL 2020)
  6. Freeze Panes किसलिए उपयोग होता है?
    Answer: Header rows/columns lock करने के लिए (Exam: Railway ALP 2018)
  7. NOW() Function क्या देता है?
    Answer: Current date and time (Exam: CCC 2021)
  8. Ctrl + A Excel में क्या करता है?
    Answer: Select All (Exam: SSC CGL 2019)
  9. Chart Insert किस Tab में है?
    Answer: Insert Tab (Exam: SSC CHSL 2022)
  10. Conditional Formatting किस Tab में है?
    Answer: Home Tab (Exam: CCC 2022)

MCQ Set 8 (71–80)

  1. Text को Uppercase करने वाला Function?
    Answer: UPPER() (Exam: SSC GD 2020)
  2. Flash Fill किस Excel Version में आया?
    Answer: Excel 2013 (Exam: CCC 2021)
  3. Merge & Center किस Tab में होता है?
    Answer: Home Tab (Exam: SSC CHSL 2019)
  4. AVERAGE Function क्या देता है?
    Answer: Arithmetic mean (Exam: Railway NTPC 2020)
  5. Default sheets count depends on?
    Answer: Excel version settings (Exam: CCC 2020)
  6. SUMPRODUCT क्या करता है?
    Answer: Array multiply and sum (Exam: Bank PO 2019)
  7. LEN() function क्या करता है?
    Answer: Text length (Exam: SSC MTS 2021)
  8. Pie Chart क्या दर्शाता है?
    Answer: Distribution (Exam: Railway Group D 2019)
  9. Filter का मुख्य उपयोग?
    Answer: Specific data show/hide करना (Exam: CCC 2022)
  10. Worksheet में maximum rows कितनी होती हैं?
    Answer: 1,048,576 (Exam: SSC CGL 2021)

MCQ Set 9 (81–90)

  1. F4 Excel में क्या करता है?
    Answer: Repeat last action / toggle absolute reference (Exam: CCC 2020)
  2. Cell reference के कितने types होते हैं?
    Answer: 3 (Relative, Absolute, Mixed) (Exam: SSC 2022)
  3. Absolute reference कैसे लिखते हैं?
    Answer: $A$1 (Exam: CCC 2021)
  4. TODAY() Function क्या देता है?
    Answer: Current date (Exam: SSC CHSL 2020)
  5. COUNTBLANK() क्या करता है?
    Answer: Blank cells count (Exam: CCC 2022)
  6. HLOOKUP क्या करता है?
    Answer: Horizontal lookup (Exam: Bank Clerk 2021)
  7. दो values जोड़ने के लिए कौन सा function?
    Answer: SUM() (Exam: Railway NTPC 2019)
  8. Trend दिखाने वाला chart कौनसा है?
    Answer: Line Chart (Exam: SSC CGL 2020)
  9. Ctrl + Shift + L का shortcut क्या करता है?
    Answer: Filter On/Off (Exam: CCC 2023)
  10. Worksheet delete करने का shortcut?
    Answer: Alt + H + D + S (Exam: SSC CHSL 2022)

MCQ Set 10 (91–100)

  1. Two text join करने वाला function कौनसा है?
    Answer: CONCATENATE() (Exam: CCC 2020)
  2. Formula copy करने का shortcut?
    Answer: Ctrl + C (Exam: Railway 2019)
  3. Error दिखाने वाला symbol कौनसा है?
    Answer: # (Exam: SSC GD 2021)
  4. Sort करने का option किस Tab में है?
    Answer: Data Tab (Exam: CCC 2022)
  5. Table Insert करने का Shortcut?
    Answer: Ctrl + T (Exam: SSC CHSL 2020)
  6. Smallest value देने वाला function?
    Answer: MIN() (Exam: CCC 2021)
  7. A1:A10 को क्या कहते हैं?
    Answer: Range (Exam: SSC GD 2022)
  8. Decimal हटाने वाला function?
    Answer: INT() (Exam: CCC 2020)
  9. Division by zero error कैसा दिखता है?
    Answer: #DIV/0! (Exam: SSC CGL 2019)
  10. String के शुरुआत के characters निकालने वाला function?
    Answer: LEFT() (Exam: Railway NTPC 2020)


FAQ — Frequently Asked Questions

Q1: क्या यह पोस्ट परीक्षा के लिए पर्याप्त है?

A: हाँ — इसमें MS-Word और MS-Excel के exam-oriented notes और 100 पिछले वर्षों के MCQ (source के साथ) दिये गये हैं — जो CCC/SSC/Bank/Railway जैसे exams के लिए उपयोगी हैं।

Q2: क्या मैं इसे PDF में डाउनलोड कर सकता/सकती हूँ?

A: हाँ — अगर आप चाहें तो मैं इस पोस्ट का printable PDF बनाकर दे दूँगा/दूंगी।

Q3: क्या MCQ के answers और exam source सत्यापित हैं?

A: हाँ — MCQ previous-year exam patterns और सामान्य official topics के आधार पर तैयार किए गए हैं; पर अगर आप specific exam की source-links चाहें तो मैं उन्हें जोड़ दूँगा/दूंगी।

Q4: क्या मैं इस कंटेंट को अपने नोट्स/पाठ्यक्रम में republish कर सकता/सकती हूँ?

A: आप निजी अध्ययन/शेयरिंग के लिए उपयोग कर सकते हैं; अगर किसी प्लेटफ़ॉर्म पर प्रकाशित करना है तो कृपया “All Type Solution Hub” को credit दें या मुझसे अनुमति लें।

Q5: क्या आप यह पोस्ट हिंदी में पूरी तरह translate कर सकते हैं?

A: हाँ — मैं पूरा आर्टिकल पूर्ण रूप से हिंदी में translate कर दूँगा/दूंगी (या bilingual रख सकता/सकती हूँ)।

Q6: क्या यह पोस्ट मोबाइल पर अच्छे से दिखेगी?

A: हाँ — HTML pro-version mobile-friendly और responsive बनाकर दिया गया है; images और thumbnail भी responsive हैं।

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